Administratör i Flow
Den här sidan är till för dig som administrerar användare, team och rapporter på Flow. Här får du steg-för-steg-instruktioner för att hantera användaråtkomst, skapa och administrera projekt samt justera inställningar för rapporter.
Vår guide hjälper dig att använda Flow på ett sätt som gör ditt arbete enklare och mer strukturerat. Med rätt verktyg och stöd kan du fokusera på att driva förändring och förbättra resultaten.
Användare, team, sektioner
Som administratör i Flow har du ansvaret att hantera användare, team och sektioner för att optimera åtkomst och struktur i portalen.
Varje nivå har specifika roller och behörigheter, och du kan skapa och justera team och sektioner för att underlätta samarbetet och rapporthanteringen.
Här få du en överblick över hur du effektivt kan administrera användare, tilldela roller och arbeta med team och sektioner för att maximera användningen av plattformen.
Användare
Det finns fyra användarnivåer:
- Admin: Administrerar användare, team, sektioner, rapporter och projekt.
- Ledning: Kan vara teamledare och ibland få tillgång till dokument.
- Ledare: Läggs till som ledare i team (En ledare kan vara ledare för flera team).
- Medarbetare: Läggs till som medlem i team. (En medarbetare kan vara medarbetare i flera team)
Det är viktigt att ni raderar användare som slutat på företaget. En ledare kan ta bort en medarbetare från sitt team men det är bara administratören som kan radera medarbetaren permanent.
Tips! Radera användare som slutat, t.ex. via fliken ”Ej med i något team”. Borttagna användare kan återställas om de inte är permanent raderade från fliken ”Borttagna”.
Se film om ni administrerar användare
Team
Det finns tre roller i ett team:
- Ledare – Har tillgång till rapporter och dokumentation, kan administrera teammedlemmar.
- Medarbetare – Kan se summeringar som är kopplade till teamet.
- Observatör – Kan också se summeringar men är inte en del av teamet.
En användare kan bara ha en roll i ett team, men kan tillhöra flera team. För att lägga till en ledare i ett team, måste personen ha rollen ledare, ledning eller admin.
Nytt team eller ändra namn?
Om ett team har bytt namn från tidigare år och ledaren och medarbetarna är i stort sett samma, är det bättre att byta namn på teamet för att bevara kopplingar till tidigare data, dvs resultat från mätningar och dokumentation från övningar.
Om teamet är nytt och det inte ska finnas kopplingar till tidigare data är det bättre att skapa ett helt nytt team med nya medlemmar.
Sektioner
Sektioner är en samling av team och används för att hantera statistik och projekt.
Ett team kan tillhöra flera sektioner.
Se film om ni administrerar team och sektioner
Rapporter
Som administratör har du möjligheten att kontrollera både synlighet och tillgång till olika rapporter, beroende på vilka roller och behov som finns i organisationen.
Det finns flera typer av rapporter:
- Företagsrapporter
- Executive Summary
- Sektionsrapporter
- Teamrapporter
Teamrapporter är kopplade till ett team och en ledare, men du kan också manuellt ge eller ta bort tillgång för en användare till en rapport.
Synligheten kan ställas in på tre nivåer: Dold, Tillgång (endast synlig för utvalda personer), och Visa (tillgänglig för teamledare och användare med tillgång).
Genom att gå in på en specifik mätning kan du enkelt göra justeringar för varje rapport, och du kan även hantera flera rapporter samtidigt.
Längst ner på sidan finns också alternativ för att justera synlighet och tillgång för alla rapporter i en mätning. Detta ger dig en flexibel lösning för att anpassa åtkomsten efter behov.
Om frågor uppstår kan du alltid kontakta supporten på Beta Team Performance för ytterligare hjälp och vägledning.
Se film om hur ni administrerar rapporter
Skapa projekt för uppföljning och statistik
Om ni använder något av dokumentationsverktygen i Flow så rekommenderar vi att ni skapar projekt för att enkelt följa progressen och få ut statistik.
Här är verktygen i Flow som ni kan koppla till ett projekt:
- Sätta medarbetarundersökningen i spel (BPI Implement)
- Medarbetarsamtal
- Implementera värdegrund & beteenden (Barometern)
- Feedback
Det är viktigt att ni ser över vilka team som ska inkluderas i projektet och väljer bort de som inte ska inkluderas för att statistiken ska bli korrekt.
Ni kan även skicka ut påminnelser till de team, ledare som inte genomfört projektet.
Se film om hur ni administrerar projekt